働き方の改革を目指すオフィスを支援する文書管理ソフトウェア

  • Sharpdesk®は、スキャナーで読み込んだ紙文書やパソコンで作成したデジタル文書と画像ファイルなどをシームレスに扱うための、統合型文書管理ソフトウェアです。直感的で分かりやすいインターフェイスとドラッグ&ドロップの簡単な操作で、文書の「収集・保管」、「整理・閲覧」、「編集・加工」、「印刷・配布」までの一連の作業を、このソフトウェアだけで可能にします。また、複合機やファイルサーバーと連携させれば、簡易なワークフローツールとして、部門やチームのメンバー間の情報共有と共同作業の効率を高め、ビジネスに変革をもたらします。

Sharpdesk®によるドキュメントワークフロー

収集と保管

紙文書を電子化して、他の電子ファイルと統合管理

紙文書をシャープ製複合機でスキャンし、かんたんに電子ファイルとして取り込むことが可能です。また、様々な形式のファイルをサムネイルで一覧表示したり、ファイルを開くことなく、プレビュー表示できるので、すばやく内容確認ができます。自分のパソコンだけでなく、共有フォルダーやNASに保存されたファイルを参照し、編集、加工に利用することができます。

  • NAS:Network Attached Storage(ネットワーク接続型ストレージ)

整理と閲覧

自動仕分け

スキャンする文書の保存先に指定したフォルダー内へ、保存する日付やファイル名をもとに自動的にフォルダーを作成して、ファイルを保存します。複数の条件を指定することで階層型に仕分けられますので、作業を効率的に行えます。

簡単ファイル名変換

「ファイル名に追加」ボタンを押すだけで、ファイル名の前か後ろに任意の文字列を追加することができ、内容の確認や、作業を完了したことをファイルを開かなくても、ファイル名でわかるようになります。

監視フォルダー受信通知

監視フォルダーとして設定したフォルダーに新着文書が登録されるとポップアップアイコンでお知らせします。新着件数と未読のファイルを視覚的にわかりやすく表示しますので確認漏れを防げます。申請書や注文書のファイルなどグループでの受け渡し作業がスムーズに行えます。

編集と加工

文書の編集と加工

PDFや画像ファイルへ、図形や「回覧」や「日付印」などのオリジナルのスタンプを作成して書類に貼り付けて使用できます。また、テキストやペン、マーカーでコメントも書き込めます。さらに、画像の傾きを補正したり、ページを正しい向きに自動的にそろえることもできます。

印刷と配布

アウトプットゾーンから簡単にファクス・メール送信

選択したファイルをアウトプットゾーンのアイコンの上へドラッグ&ドロップするだけで、PC-FAXから直接ファクスを送信したり、電子メールに添付、OCR文字認識、印刷などの機能をすばやく利用することができます。また、任意のアプリケーションの追加登録も可能です。

  • Adobe® Acrobat®を追加登録した例

文書の印刷と配布|高性能OCRによるテキスト認識

スキャン画像や既存ファイルから文字を抽出・テキスト変換後、PDFやOfficeファイル(.docx/.xlsx/.pptx)で保存することが可能です。また、日本語をはじめ、英語、韓国語、中国語など195言語の豊富な辞書を内蔵し、固有名詞などを登録できるユーザー辞書と併用して文字の認識率を向上します。

  • Optical Character Recognition(光学式文字認識)

その他の機能

Sharpdesk®コンポーザーによるページ結合

Sharpdesk®コンポーザーを使うと、異なる形式のファイルを結合して、ひとつのファイルとして出力したり、編集したりすることができます。たとえば、Microsoft® Word、Excel®、PowerPoint®等の異なるファイルから必要なページを抜き出して結合し、ページの回転、並べ替え、ファイル全体の印刷やPDFへの書き出しをすることができます。コンポーザーを使えば、複数のアプリケーションを起動させて、ページを切り取ることや、コピーをおこなう必要がなくなり、業務効率が大幅に向上します。

  • 当機能を利用するためには、対象ファイルをサポートするソフトウェアがインストールされている必要があります。

Sharpdesk®利用による業務効率化の事例


  • 契約書やお客様カードなどを自動で仕分けて電子保存、営業活動に活用
    • あらかじめファイルの仕分け方法を設定しておけば、契約書やお客様カードなどをスキャンするだけで自動で仕分けて保存します。わずらわしい日々の仕分け作業や保管業務を効率的に行えます。
    • OCRで文字認識してファイルを保管しておけば、契約書やお客様カードに記載された氏名、契約日や住所、連絡先などの情報から営業活動に必要な情報を素早く見つけ出し日々の業務計画に役立ちます。
    • PDFを全文検索の対象とするためには、Adobe®社のPDF iFilterのインストールと設定が必要です。
  • ファクスの受注確認と共有をペーパーレスで実現
    • ファクスで受け取る注文書は出力せず、PDFに変換し指定した監視フォルダーに保存。保存された注文書PDFを管理者がSharpdesk®に取り込み、確認・承認。コメント等を付けて、承認済みスタンプを押印し、「ファイル名に追加」ボタンでファイル名に「承認済み」とワンタッチで追加し、指定した監視フォルダーに保存。
    • 通知を受け取った担当者はすぐに承認された注文書の処理に取りかかれスムーズに作業を引き継ぐことができます。このようにシャープの複合機とSharpdesk®なら、注文の受注から確認・承認・処理・保管までのワークフローを効率よく処理することができます。

かんたん複合機連携

Sharpdesk®やネットワークスキャナーツールを使って、ネットワークに接続されたシャープの複合機をワンタッチで検索。利用したい複合機やスキャンしたデータの保存先をチェックボックスで選択して、複合機へ一括登録したり、複合機に保存されたファクスなどのファイルを参照することができます。シャープのソフトウェアと複合機の組み合わせで実現できる、簡単な設定と操作をぜひ業務にご活用ください。