ドキュメントファイリングとは

ドキュメントファイリングのデータの保存の方法には、コピーモードやイメージ送信モードでの[自動一時保存]、[ファイリング]、ドキュメントファイリングモードでの[本体ストレージにスキャン保存する]、[外部メモリーデバイスにスキャン保存する]があります。
自動一時保存
原稿データをコピーやイメージ送信などの動作と同時にストレージに保存します。保存時にファイル名などの設定が不要なため手軽にデータを保存できます。保存したデータは誰でも再操作できます。第三者に再操作されたくないデータは、この方法で保存しないでください。
ファイリング
原稿データをコピーやイメージ送信などの動作と同時にストレージに保存します。自動一時保存と異なり、保存時にさまざまな情報を付加することで、スムーズにデータを管理できます。また、パスワードを設定することもできます。
本体ストレージにスキャン保存する
データ化する原稿を読み込んで、ストレージに保存します。ファイリングと同様にさまざまな情報を付加できます。
外部メモリーデバイスにスキャン保存する
データ化する原稿を読み込んで、USBメモリーなどの外部メモリーデバイスに保存します。ファイリングと同様にさまざまな情報を付加できます。

フォルダーの種類

ドキュメントファイリングでストレージに保存する場合、データの保存先として、次の3つのフォルダーがあります。
ストレージのフォルダー構成

一時保存フォルダー
アクションパネルの[自動一時保存]をタップして読み込んだデータを、このフォルダーに保存します。読み込んだデータをジョブごとに、ユーザー名とファイル名を自動的に付けて保存します。
標準フォルダー
読み込んだデータをこのフォルダーに保存します。
あらかじめ登録したユーザー名を指定したり、ファイル名を付けて保存したりします。
保存するファイルには必要に応じてパスワード(4～32文字)を設定(「親展」保存)します。
ユーザーフォルダー
このフォルダーの中には、任意の名前を付けたフォルダーを登録します。
読み込んだデータを登録したフォルダーに保存します。
標準フォルダーと同様、あらかじめ登録したユーザー名を指定したり、ファイル名を付けて保存したりします。
任意に登録するフォルダーと保存するファイルには、パスワード(5～8桁の暗証番号)を設定できます。

登録しておくと便利な項目

コピーモードやイメージ送信モードの[ファイリング]や、ドキュメントファイリングモードの[本体ストレージにスキャン保存する]でスキャン保存する場合に、次の項目を登録しておくと便利です。これらの設定は[自動一時保存]でスキャン保存する場合は必要ありません。
ユーザー名
保存するデータにユーザー名を設定する場合に必要となります。ユーザー名は、データ検索の検索条件にも使われます。
ユーザーフォルダー
[ファイリング]や[データ保存]の保存先として、最初は標準フォルダーが用意されています。ユーザーフォルダーを登録して、保存先に指定します。また、ユーザーフォルダーには必要に応じてパスワードを設定します。パスワードを入力して、フォルダーを利用します。 パスワードが設定されたフォルダーには、が表示されます。
マイフォルダー
あらかじめ登録されているユーザーフォルダーから選択するか、新しくフォルダーを作成して、マイフォルダーを登録します。ユーザー認証利用時にマイフォルダーが登録されていると、[ファイリング]や[データ保存]のデフォルトの保存先がマイフォルダーになります。

保存できるファイル件数やページ数の目安

ソート機能を使ったコピーは、標準フォルダーとユーザーフォルダーの保存領域を使用します。このため標準フォルダーとユーザーフォルダーのデータ量が増えすぎると、ソート機能を使った大量コピーができなくなる場合があります。標準フォルダーとユーザーフォルダーの不要なファイルは削除します。
上記に記載している原稿タイプは、説明をわかりやすくするための参考例であり、実際に保存できるページ数やファイル件数は、原稿画像の内容やファイルの保存時の設定などによって異なります。

ユーザーフォルダーと標準フォルダーを合わせて保存できるページ数とファイル件数

原稿タイプの例
フルカラー原稿(文字・写真例)サイズ：A4

ページ数※
最大5,700ページ
最大900ページ
ファイル件数
最大3,000件
最大500件
原稿タイプの例
白黒原稿(テキスト)サイズ：A4

ページ数※
最大13,000ページ
最大2,100ページ
ファイル件数
最大3,000件
最大500件

一時保存フォルダーに保存できるページ数とファイル件数

原稿タイプの例
フルカラー原稿(文字・写真例)サイズ：A4

ページ数※
最大700ページ
最大500ページ
ファイル件数
最大1,000件
最大500件
原稿タイプの例
白黒原稿(テキスト)サイズ：A4

ページ数※
最大2,000ページ
最大700ページ
ファイル件数
最大1,000件
最大500件

※ 保存できるページ数は、フルカラー原稿または白黒原稿のいずれか一方で保存したときの目安です。

ファイルへの付加情報

「ファイリング」で保存するファイルには、他のファイルと区別するために次のような情報を入れます。

ユーザー名
ファイルの所有者などの情報を入れるときに使用します。ユーザー名はあらかじめ登録しておいてください。
ファイル名
ファイルに名前を付けます。
保存先
ファイルを保存するフォルダーです。
属性: 共有
「共有」属性のファイルはすべてのユーザーから表示、操作できます。
属性: 保護
「保護」に属性を設定すると、削除、移動、編集ができなくなります。またパスワードの設定はありません。
属性: 親展
ファイルにパスワード(4～32文字)を設定して保護します。

• [自動一時保存]で保存するデータは、「共有」属性のファイルになり、誰でも呼び出してプリントや送信などの再操作ができます。したがって、機密性の高いデータなど、第三者に再操作されたくないデータは[自動一時保存]で保存しないでください。
• [ファイリング]で保存する場合は、「親展」属性で保存できます。「親展」属性のファイルには、第三者の勝手な再操作を防ぐために、パスワードを設定します。パスワードが漏洩しないように十分ご注意ください。
• 「親展」属性で保存したファイルでも、必要に応じて再操作の「属性変更」で、ファイルの属性を「共有」に変更できます。機密性の高いデータなど、第三者に再操作されたくないデータは保存しないでください。
• 自動一時保存またはファイリングで保存した一切のデータは、「第三者が勝手に操作することによって情報が漏洩しその結果生じた損害」、及び、「保存した本人の誤操作によって情報が漏洩しその結果生じた損害」について、法令上賠償責任が認められる場合を除き、当社は一切その責任を負いませんので、あらかじめご了承ください。
• システム設定の「プリンタージョブを制限する」が有効で、利用する機能が「プリントリリース」の場合は、プリンタードライバーでドキュメンファイリングを指定したとしても、プリントリリースに保存されます。また、プリンタードライバーでドキュメンファイリングのパスワードを指定した場合は、プリンタージョブがキャンセルされます。

ドキュメントファイリングするには、各モードのアクションパネルを使います。
コピーやファクスすると同時にデータを保存したいときは、それぞれのモードのアクションパネルで[ファイリング]か[自動一時保存]をタップします。

はじめからファイリングを目的とした場合は、ドキュメントファイリングモードのアクションパネルを使います。いずれかの項目をタップすることで、原稿をスキャンしてデータを保存します。