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タッチディスプレイリンク2.0
ITpro 2014年3月21日～4月20日掲載記事を転載
この記事は、掲載時点でのソフトウェア名称で記載されています。
同じ画面を共有するから双方向の議論で会議が活性化
向かった先は、東京芝浦にあるシャープの「BtoBショールーム」。液晶のシャープらしく大画面液晶を多数組み合わせた巨大ディスプレイなどが、壁面を飾っている。その一角に、電子黒板「BIG PAD」はあった。そして、BIG PADの前にはデスクが置かれ、その上にシャープ製のタブレット端末をはじめとする多種多様な端末が用意されている。
BIG PADおよび各端末では、それぞれのOSに対応したミーティング支援ツール「タッチディスプレイリンク2.0」が起動しており、同じ画面を共有している。Windows® 7/8/8.1、iOS、Androidに対応しており、PC、タブレット、スマートフォンいずれでも画面共有が可能だ。ホストPCの下に50台まで※1の同時接続が可能で、BIG PADもしくはWindows® PCがホストPCになれる。
BIG PADはもちろん、Windows® 7/8/8.1、iOS、Androidいずれの端末でも利用できるマルチデバイス対応。
- ※1Windows® 7がホストPCの場合は、20台まで。Windows® 8/8.1は50台まで可能。ただし、50台接続可能な無線LAN環境は別途用意する必要がある。 設定方法については、こちらから問い合わせ可能。
ホストPCであるBIPADと同じ画面が、
手書き文字なども含めて各端末にも表示される。
クライアント端末から、共有画面に書き込みをしたり、ポインターで注目させたい箇所を指示することも可能。書き込みのペンやポインターの色を選択できるので、各人の色を決めておけば、誰の書き込みなのかすぐにわかる。
紙の資料では、プレゼンターが資料の見るべき個所を指示しても、うまく探せず、人によっては肝心な点を聞きもらしたり、議論に参加できなかったりすることがあった。その点、タッチディスプレイリンク2.0を使えば、確認すべき場所が一目瞭然になるので、議論から取り残される人を減らすことができる。
また、大画面ディスプレイひとつで会議を行っている場合、会議の趨勢が声の大きな人の意見に流されがちだったが、これならば双方向での意思表明がしやすい。より多彩な考え方をすくいあげ、検討することが可能になる。
なお、書き込みは共有することもできるが、個人的なメモを記入することも可能。自分だけの覚え書きとして、PDFで保存しておくこともできる。
ポインターの色は選択可能。
ポインターの中のシルエットも、
男性・女性などを選ぶことができる。
表示した画面にペンツールで書き込みができ、
共有できる。ペンの太さも選択可能。
タッチディスプレイリンク2.0は、主催者が提示するファイルを見るだけでなく、クライアントからファイルを送信して共有することも可能。もちろん写真も同様に送ることができるので、スマートフォンやタブレットなどカメラ機能付端末なら、その場で撮影した写真を共有することもできる。また、特定の個人宛に送付することも可能だ。
さらに、共有したい資料が紙でしかない場合、シャープの複合機からなら直接紙データをスキャンして共有することも可能。より多彩なメディアに対応できる。
ペーパーレス会議で会議の前後も効率アップ
このタッチディスプレイリンク2.0は、2013年12月に従来版からバージョンアップした。従来はBIG PADなしでは利用できなかったが、今回から単体での利用が可能になった。ただし、シャープ製タッチパネル端末以外の場合、タッチパネルであっても、書き込みを共有できるのはOfficeなどペンツールを備えたアプリケーションのみ。なお、書き込みを共有出来ない場合も、個々の端末で個人メモを記入することはできる。
とはいえ、画面共有ができるだけでも効果は高い。紙の資料を使った会議では、会議前に紙の資料を準備して配布しなければならなかった。しかも、ギリギリになって差し替わることもあり、装丁後に差し替えとなるとそれだけでかなりの手間がかかっていたはずだ。それがなくなるだけでなく、配布された資料に書記が書き込みを加えて、最後にそのファイルを保存・送信して合意・承認を得れば、そのまま議事録にすることもできる。会議前後の作業を大幅に削減できるのだ。さらに、ペーパーレス化により、コスト削減も可能になる。
ホストPCとクライアント、特定のクライアント間などで自在にファイル転送が可能。クライアント側でよく見たい箇所を拡大して確認することもできる。
その操作性は、人にもやさしい。シンプルでわかりやすいユーザーインターフェイスにより、何をすればいいかがわかりやすい。Windows®版は、ホストPC用とクライアント用があり、クライアントはWindows®版がシャープのWebサイトから、iOS用とAndroid用は、それぞれApp StoreとGoogle Playから無償ダウンロードできる。
画面の上にメニューが配置され、タップするだけで
簡単に操作可能。画面はWindows®クライアント。
タッチディスプレイリンク2.0は、遠隔地とのリモート共有もできる。一般的なテレビ会議システムだとビデオ信号による共有なので、細かな文字や図形などが共有しづらいが、タッチディスプレイリンク2.0ならば、BIG PADなどの大型HDモニターの高解像度を活かすことができる。
現在は2拠点までだが、今後拡大する予定だという。ただし、会議風景の映像や音声には対応していないので、必要に応じて別途TV会議システムや音声会議システムなどが必要となる。
この機能をうまく使うことで、移動にかかる時間やコストも削減できる。一般的に拠点間会議に出席するのはキーマンが多く、非常に多忙な人たちだ。彼らの移動のための負担を少しでも軽減できれば、全体の生産性にも影響するはずだ。
システム構築不要で手軽に利用可能
タッチディスプレイリンク2.0の魅力は、機能や使いやすさだけではない。既存の会議室への導入が非常に容易で、Windows® PCと無線LAN環境さえあれば、簡単に画面共有ができるのだ。ホストPCはWindows® PCである必要があるが、クライアントはWindows® PCだけでなく、AndroidやiOS端末もOK。今ある機器を活用し、少ない初期投資で気軽に利用を開始できる。
安価ながらセキュリティ機能も装備し、会議室が並ぶような場所で複数の会議を行う場合でも、パスワード設定が可能。あらかじめ決めたパスワードを知る人だけが参加できる。
今なら60日間フル機能を無料で使える体験版が用意されているので、この機会に試してみてはいかがだろうか。
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